Avec les distractions technologiques sous la forme d'appareils mobiles, d'ordinateurs portables et d'applications de messagerie, il peut être difficile de maintenir une réunion d'équipe productive.
Les gens sortent de la piste, ne font pas attention et répondent aux courriels qui ne sont pas pertinents au sujet de la réunion. Cependant, nous savons également à quel point les réunions d'équipe sont importantes pour votre environnement de travail. Souvent, une réunion prendra trop de temps pour démarrer et aller droit au but, ce qui diminuera la productivité de votre équipe. Voici quelques conseils pour que vos réunions soient productives et réussies:
1. Organisez-vous et planifiez à l'avance:
Vous penseriez que cette étape serait assez simple, cependant, quand les réunions se répètent et sont routinières, elles sont souvent négligées. Créez un agenda avant la réunion pour que vous sachiez ce dont vous avez besoin de discuter et qui doit être préparé. En outre, il ne serait pas douloureux de planifier combien de temps vous voulez consacrer à chaque sujet.
2. Parlez à vos amis (préparez votre équipe):
Mettez à jour votre équipe sur les éléments de l'agenda que vous avez créés. Chez IT Weapons, cela signifie la mise à jour de votre demande de réunion Outlook. C'est un moyen très simple et efficace de s'assurer que tout le monde reçoit les informations pertinentes. Cela permet également à tout le monde d'avoir ce temps bloqué dans leurs calendriers. Si votre équipe travaille à l'extérieur du bureau, préparez un outil de collaboration en ligne afin que tout le monde puisse être connecté. Nous vous recommandons d'utiliser WebEx ou GoToMeeting.
3. Rester sur la tâche - Ne pas naviguer loin de votre plan / calendrier:
Reste à la tâche! Une fois que tout le monde est réuni et que la réunion est en cours, il est crucial de rester sur la bonne voie avec votre agenda. Vous avez déjà divisé le temps pour chaque point de votre agenda, alors assurez-vous de le respecter! Si les discussions semblent se prolonger plus longtemps que prévu, mettez-les en attente, et si à la fin de la réunion il vous reste du temps, vous pouvez revenir en arrière et discuter. S'il ne vous reste plus de temps à la fin et que vous souhaitez plus d'informations sur certains points, revenez aux chiffres clés de la réunion et partez de là. Adresser certains articles pourrait être aussi simple qu'un e-mail de suivi.
4. Engager les troupes:
Quel est le but d'une réunion TEAM si la TEAM ne participe pas tous? Le point entier de la mise en place d'une réunion avec votre équipe est de discuter en équipe. Soyez toujours sûr de mener le peloton et demandez à tous pour leurs opinions et leurs préoccupations. Vous voulez que tout le monde dans la pièce ait une voix.
5. Toujours écouter et répondre / prendre des notes:
Vous ne voulez jamais voir quelqu'un regarder fixement par la fenêtre tandis que d'autres membres de l'équipe participent. Le langage corporel est extrêmement important. Garder le contact visuel, prendre des notes, hochement de tête et répondre quand les autres parlent. Prenez toujours des notes et posez toujours des questions de suivi. En tant que leader de la réunion, vous donnez le ton et les membres de votre équipe prendront note et suivront.
