Communications sécurisées sur le lieu de travail : solutions sur site et solutions cloud

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De quoi ai-je besoin pour accéder à la liberté des communications sécurisées sur le lieu de travail ?

Sauf si vous vivez dans une grotte depuis plusieurs années, il est clair que la nature du travail a changé pour toujours. L'explosion condensée de progrès provoquée par la pandémie a contraint de nombreuses entreprises à une « ruée de survie » réactionnaire. D'une manière jamais vue auparavant, les dirigeants de tous les secteurs ont dû repenser les fonctions et les systèmes de base à travers le prisme de la transformation numérique.

Un domaine clé de cet examen minutieux était le besoin de communications sécurisées sur le lieu de travail. Avec autant de personnes absentes du bureau et travaillant à domicile, les méthodes de collaboration traditionnelles (comme se rendre au bureau de vos collègues) n'avaient plus de sens. Alors aujourd'hui, nous allons nous pencher sur un grand débat : les solutions sur site contre les solutions cloud. Nous l'examinerons sous trois angles : la finance, la technologie et la stratégie.

Vs sur site. Solutions de téléphonie cloud : quelle est la différence ?

Avec le monde tel qu'il est aujourd'hui, il est plus important que jamais que votre personnel dispose des outils dont il a besoin pour collaborer efficacement. Avant la pandémie, cela pouvait inclure plusieurs options pour la voix, la messagerie, la vidéoconférence et le partage de fichiers. Une entreprise typique peut utiliser une ligne téléphonique d'entreprise pour les appels, Skype pour la visioconférence externe avec les clients, des équipes pour la messagerie et Google Drive pour le partage de fichiers. Vous trouverez ci-dessous quelques statistiques démontrant à quel point le monde du travail a changé.

Quelques statistiques documentant le besoin de Secure Workplace Communications

 

Malheureusement, cela ne le coupera plus. La main-d'œuvre moderne doit avoir accès à des outils de communication et de collaboration sur Internet pour être efficace. En plus d'appeler des gens sur Internet avec VoIP (Voix sur IP), votre personnel a besoin d'une solution qui rassemble leurs outils. Entrez dans les communications unifiées (UC), qui visent à combiner la voix, la messagerie, la vidéoconférence et le partage de fichiers en une seule solution.

Qu'est-ce que cela signifie lorsque votre système téléphonique est sur site (sur site) ? Cela signifie que votre entreprise est responsable de tous les coûts des ressources pour faire fonctionner vos téléphones et que ceux-ci sont déployés sur place dans votre bâtiment. Ces coûts comprennent le matériel, les logiciels et d'autres dépenses comme l'électricité.

Alternativement, les systèmes cloud (également appelés « hébergés » ou « gérés ») sont des solutions complètes que votre entreprise utilise via Internet. Avec la plupart des solutions de téléphonie Cloud gérées modernes, vous n'avez pas besoin d'un contrat distinct avec une entreprise de télécommunications (par exemple, Bell, Rogers ou TELUS), Lignes réseau SIPou des lignes téléphoniques supplémentaires. C'est parce que vos téléphones se connectent directement via votre connexion Internet existante.

En règle générale, le seul achat que vous devez faire sont des téléphones de bureau, bien que certains fournisseurs offrent la possibilité de les louer. De nombreuses entreprises renoncent même aux combinés traditionnels et se tournent uniquement vers les téléphones logiciels, passant tous les appels via leur ordinateur ou leur appareil mobile. Vous avez votre mot à dire sur les modifications, mais le fournisseur fait tout le gros du travail avec les mises à jour, la maintenance et le service vocal.

Opex, Capex et TCO : quel est le coût des communications sécurisées sur le lieu de travail ?

Lorsqu'on envisage une nouvelle solution de téléphonie, l'une des premières questions que les gens se posent souvent concerne le coût. Le passage au cloud permettra-t-il à mon entreprise d'économiser de l'argent ? Le débat principal ici se situe entre une dépense en capital (Capex en abrégé, sur site) et une dépense d'exploitation (Opex en abrégé, basée sur le cloud). 

Un Capex est une dépense que votre entreprise reçoit lorsqu'elle achète quelque chose pour créer des avantages futurs, comme un système téléphonique. D'un autre côté, un Opex est une dépense requise pour les opérations quotidiennes de votre entreprise, comme les frais mensuels de votre fournisseur. Bien qu'ils soient tous deux des coûts pour votre entreprise, ils sont traités très différemment à des fins comptables et fiscales.

Avec une solution sur site, vous achetez ou louez généralement tous les actifs nécessaires pour faire fonctionner votre système téléphonique. Cet achat signifie généralement un coût initial considérable. En raison du rythme rapide des progrès technologiques, il est également probable que ces systèmes finissent par devenir obsolètes. Pour ces raisons, les solutions sur site sont généralement plus lentes à mettre en œuvre, moins « évolutives » et nécessitent plus de ressources pour évoluer.

Avec un système téléphonique basé sur le cloud, votre fournisseur a déjà fait tous les investissements en votre nom. Ainsi, outre des frais initiaux moins élevés, vous n'avez pas à payer les coûts associés liés à l'exploitation du système, comme le refroidissement de la salle de télécommunications. Les bons fournisseurs de services auront également des feuilles de route de mise à niveau complètes, maintenant les systèmes à jour en permanence et vous avertissant de tout obstacle potentiel. Enfin, vous pouvez calculer les frais mensuels de votre fournisseur en tant qu'Opex, ce qui présente des avantages fiscaux tels que des amortissements.

Alors, quelle est la recommandation ici? Bien que cela dépende de vos besoins, de nombreuses entreprises auraient bénéficié de l'évolutivité et des avantages fiscaux d'une solution liée au cloud. Lorsque l'on considère la réalité du « travail de n'importe où » d'aujourd'hui, cela n'a pas beaucoup de sens de continuer avec sur site - surtout si peu de personnel est même sur place. À moins que votre entreprise ne puisse gérer une augmentation importante de votre budget pour actualiser votre solution tous les deux ans, vous feriez bien de considérer les frais prévisibles d'un système téléphonique basé sur le cloud.

Technologie et contrôle : mon équipe peut-elle gérer les téléphones ?

Outre les restrictions financières, les solutions sur site présentent également des faiblesses en matière de sécurité et de bande passante. Avec tous les récents défis en matière de sécurité dans l'actualité, il n'est pas étonnant que la sécurité soit une priorité pour de nombreuses entreprises aujourd'hui.

Demandez à votre équipe informatique : qui veut dépanner le système téléphonique lorsqu'il est en panne? Si votre équipe est comme la plupart, elle est déjà préoccupée par les billets. Un personnel informatique surchargé ne signifie pas seulement des temps de réponse lents : cela peut entraîner toute une série d'oublis, de risques et de vulnérabilités.

Avez-vous les ressources nécessaires pour embaucher du personnel informatique supplémentaire pour entretenir vos systèmes téléphoniques ? En d'autres termes, pouvez-vous diriger le navire ET travailler dans la salle des machines ? Pourquoi ne pas laisser votre personnel informatique s'attaquer à d'autres projets sans avoir à vous soucier d'une attaque de phishing vocal compromettant l'ensemble de votre réseau ? Leur principale préoccupation devrait être la sécurisation, la maintenance et la croissance de votre écosystème informatique, et non la gestion quotidienne d'une solution sur site.

Les systèmes téléphoniques basés sur le cloud vous permettent de faire ce que vous faites le mieux, mais de gérer le reste. Les grands fournisseurs de services auront mis en place des plans de sécurité qui impliquent des centres de données sécurisés, le cryptage des données, le suivi des activités frauduleuses et la sécurité du réseau. Ils travailleront également avec votre équipe existante pour gérer les mises à jour et la maintenance proactive, ce qui vous aidera à éviter les réparations coûteuses et les pannes à l'avenir. Ces options sont nées dans le cloud, elles sont donc parfaitement préparées aux risques inhérents à un lieu de travail axé sur le numérique.

Stratégie : Assurer votre avenir

En raison des coûts importants impliqués, les solutions sur site ne peuvent pas facilement changer en fonction de vos besoins une fois que vous les avez achetées. Alors que nous aimerions tous que nos entreprises se développent, la pandémie de COVID-19 a imposé une dure réalité à de nombreuses entreprises. En conséquence, beaucoup recherchent des économies de coûts maximales pour réduire ou faire pivoter complètement leurs offres commerciales. Les systèmes téléphoniques basés sur le cloud sont la solution parfaite à ce problème. Vous avez une réduction soudaine de personnel? Les supprimer de la liste des utilisateurs est aussi simple que de cliquer sur un bouton.

La flexibilité réduite d'un système sur site signifie également une évolutivité réduite. Même avec des vaccins et un nombre d'infections plus faible signalant une transition vers le retour au travail, la transformation numérique provoquée par la pandémie ne va pas disparaître. Comme de nombreux employés attendent un modèle de travail hybride, les entreprises ont besoin d'une solution pour répondre à leurs besoins.

Quand vient le temps d'investir et de construire, votre entreprise disposera-t-elle des sources de revenus, des technologies et de la capacité d'évolutivité disponibles ? Ou seront-ils tous liés à une solution qui n'était pas destinée à la nouvelle normalité ? Les communications sécurisées sur le lieu de travail sont des solutions basées sur le cloud qui vous permettent de réduire les coûts et d'ajouter de nouveaux utilisateurs d'un simple clic, ce qui permet une évolutivité rapide.

Nous avons déjà établi comment les solutions basées sur le cloud prennent en charge une main-d'œuvre moderne et s'adaptent à votre entreprise grâce à la technologie et aux économies de coûts. À moins que vous ne maîtrisiez bien cela, ce qui signifie que vous vous attendez à ce que votre entreprise reste là où elle est, vous pouvez envisager de passer à une solution basée sur le cloud.

Conclusion : des communications sécurisées sur le lieu de travail signifient entrer dans la liberté

Il est clair que dans le monde d'aujourd'hui, la transformation numérique est là pour rester. Les dirigeants scrutent chaque dollar dépensé. Les effectifs sont plus répartis. Les équipes informatiques sont confrontées à plus de risques aujourd'hui qu'elles ne l'ont jamais fait auparavant. En conséquence, être allégé, flexible, évolutif et sécurisé est plus critique que jamais.

Au lieu d'adapter une solution sur site qui n'a jamais été conçue pour cette nouvelle réalité, pourquoi ne pas passer à une solution cloud conçue pour cela ? Pour citer le titre du livre du coach en leadership Marshall Goldsmith, « What Got You Here Won't Get You There ».

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