Gérer une entreprise peut être une tâche difficile. Ajouter sur les complexités d'une main-d'œuvre distribuée et les choses deviennent encore plus difficiles. Une main-d'œuvre distribuée est une organisation qui a des employés travaillant à partir de différents endroits, de la maison, ou qui voyagent pour la majorité de leur travail. Les entreprises ont aujourd'hui besoin d'avoir tout le monde sur la même page, ce qui signifie que tous les employés, quel que soit leur emplacement, doivent avoir accès à la même technologie et aux mêmes ressources fiables.
87% des personnes dans la main-d'œuvre travaillent sur des équipes réparties, au niveau national ou international. (Fusée)
Une forte connectivité et les technologies de bureau virtuel aident à autonomiser une main-d'œuvre distribuée, cependant, manquer des discussions traditionnelles, des réunions stand-up, ou des séances de brainstorming en face-à-face peuvent avoir un impact négatif sur votre entreprise. Heureusement, les technologies de collaboration telles que la vidéoconférence, la messagerie instantanée et la téléprésence ont contribué à garder les équipes réparties connectées et productives.
Voici quelques conseils pour gérer avec succès une main-d'œuvre distribuée:
Astuce #1: Avoir les bonnes personnes. Tout le monde aime l'idée de pouvoir travailler à domicile ou dans une autre ville, mais cela ne signifie pas qu'ils seront productifs lorsqu'ils seront séparés du bureau ou du patron. Une étude récente a révélé que 80% à 90% de la main-d'œuvre américaine souhaitait pouvoir travailler à distance, ce qui montre la popularité et l'intérêt croissants de travailler en dehors du bureau (Global Workplace Analytics). Les employés distants doivent être motivés et productifs lorsqu'ils travaillent en dehors du bureau, et cela provient normalement de personnes qui ont travaillé en tant que pigistes, start-ups ou qui ont dirigé leur propre entreprise. Ils devront également posséder les compétences appropriées pour le poste dès le début, en particulier de solides compétences en communication écrite et verbale. Embauchez des personnes capables de communiquer de manière claire et concise par e-mail, messagerie instantanée ou vidéoconférence.
30% des employés ont déclaré que le télétravail leur permettait d'accomplir plus en moins de temps (Remote.co)
Astuce #2: MAssurez-vous que l'équipe utilise les bons outils. Si la première étape consiste à embaucher les bonnes personnes, la deuxième consiste à s'assurer que ces employés ont les bons outils pour être productifs. Au minimum, les employés doivent pouvoir accéder en toute sécurité aux éléments suivants:
- Fichiers d'entreprise
- Email de l'entreprise
- Annuaire de l'entreprise
- Intranet
- Principales applications métier (système financier, CRM, etc.)
Une autre étude récente a révélé que le travail à domicile augmente la productivité de 13% (The New York Times). Cependant, cette augmentation de la productivité ne peut se produire que si vos employés distants sont soutenus par les bons outils. En outre, l'autonomisation d'une main-d'œuvre distribuée avec des technologies plus sophistiquées telles que Citrix XenApp ou la connectivité VPN peut leur permettre d'avoir la même expérience de bureau, peu importe où ils se trouvent dans le monde. Les outils de messagerie instantanée modernes tels que Cisco Jabber ou les services de gestion de documents dans le cloud tels que SharePoint sont également d'excellents moyens de gérer des équipes dans différents endroits, car ils permettent une communication et un accès aux fichiers rapides et efficaces.
Presque 9 dans les employés distants de 10 dit que la vidéo les aide à se sentir plus connectés à leurs collègues. (IMMCA)
Cela peut sembler une entreprise de taille, mais la plupart des solutions d'affaires, comme Office 365, offrent certaines fonctionnalités de partage de fichiers ou de messagerie.
Astuce # 3: Aucune conversation n'est une mauvaise conversation. Lorsque vous n'avez pas une main-d'œuvre traditionnelle qui peut interagir chaque jour, vous pouvez perdre de vue le fait qu'il s'agit toujours d'une équipe. Ils doivent être encouragés à interagir les uns avec les autres et il est de votre responsabilité de veiller à ce qu'ils reçoivent occasionnellement du temps en face-à-face. La vidéoconférence est un bon début, et vous pouvez commencer facilement en faisant en sorte que votre main-d'œuvre distribuée se connecte via Skype et les webcams intégrées de votre ordinateur portable. Si vous voulez passer à l'étape suivante, les téléphones vidéo et les grands écrans de conférence dans les salles de réunion aident vraiment les employés distants à se sentir connectés. En fait, 94% des entreprises qui utilisent la vidéoconférence affirment qu'elle augmente la productivité (Wainhouse Research). Aussi, assurez-vous de rassembler tout le monde au moins quelques fois par an. Ne laissez pas les employés distants devenir un visiteur inconnu de votre bureau principal.
Alors que la technologie joue un rôle important dans la connexion d'une main-d'œuvre répartie, les gestionnaires doivent s'assurer que tous les employés ont le sentiment de faire partie de l'équipe. Rappelez-vous que le travail d'équipe est essentiel à la productivité, alors ne laissez pas les bureaux satellites et les employés itinérants avoir un impact négatif sur votre résultat net.
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