3 Fonctionnalités d'Office 365 que votre entreprise devrait utiliser

Lorsque la plupart des gens pensent à Office 365, la première chose qui vient est la suite Microsoft Productive (Word, Excel, PowerPoint, etc.) et peut-être quelques autres applications Out of Box (OOB) comme Microsoft Teams et SharePoint Online.

Cependant, Office 365 regorge de solutions et de fonctionnalités sous-utilisées qui peuvent vraiment améliorer votre jeu de collaboration et de productivité.

COVID-19 a créé l'occasion idéale de donner la priorité à l'engagement, à la productivité et à la sécurité des clients / employés. Lorsque la pandémie a frappé pour la première fois, les organisations se sont précipitées pour passer au travail à distance. Il y avait un besoin immédiat de trouver des applications offrant des collaboration et productivité loin du bureau. Par exemple, de nombreuses entreprises recherchaient une solution de collaboration et de visioconférence simple et sécurisée.

De nombreuses organisations ont trouvé leur réponse dans MS Teams, ce qui est évident dans l'augmentation exponentielle de l'adoption de Teams, qui est passée de 44 millions d'utilisateurs quotidiens à 75 millions d'utilisateurs quotidiens entre mars et avril 2020 (Statista, 2020). Microsoft Teams s'est avéré être une solution très utile à laquelle de nombreuses personnes avaient accès mais qui ne l'utilisaient pas pleinement.

Office 365 peut cocher diverses cases pour les organisations en matière de collaboration et de productivité. Dans ce blog, nous explorons certaines des fonctionnalités d'Office 365 les moins connues qui apporteront des avantages immédiats à votre entreprise.

La collecte d'informations par le biais d'enquêtes est un élément essentiel pour comprendre les besoins et les préférences des clients et des employés. Il est prouvé que les enquêtes de satisfaction client augmentent l'engagement client en différenciant votre marque et en montrant que vous vous souciez de vous. De même, les sondages auprès des employés sont essentiels pour mesurer l'engagement en interne au sein des organisations. Cela souligne la nécessité de disposer d'outils solides qui rapportent efficacement les réponses aux sondages / sondages d'une manière mesurable afin que les résultats puissent faciliter la prise de décision. C'est là que MS Forms entre en jeu. Avec une interface facile à utiliser, Forms vous permet de créer de courts sondages ou d'élaborer des enquêtes gratuitement dans le cadre de la suite d'applications Office 365. Bien qu'il existe d'autres alternatives tierces, comme SurveyMonkey, qui disposent de capacités d'enquête et d'interrogation, Forms est gratuit dans le cadre de l'abonnement Office 365. L'avantage de Forms est qu'il offre une intégration plus fluide avec d'autres applications Microsoft. Dans le passé, Microsoft avait InfoPath, qui avait le même objectif mais était plus complexe à concevoir et à démarrer.

L'une des caractéristiques de Forms à noter est Voix client dynamique 365. Il s'agit d'une application de gestion des commentaires d'entreprise intégrée à Forms qui permet un suivi facile des mesures client en introduisant des données d'enquête en temps réel dans les enregistrements clients. Il est livré avec des capacités de gestion de projet vous permettant de rassembler plusieurs enquêtes avec des métriques similaires pour simplifier l'analyse, afin que vous puissiez comprendre comment les clients voient vos services. Notes: Vous aurez besoin d'une licence payante pour accéder à la fonction Dynamic 365 Customer Voice, mais elle est disponible pour un essai gratuit de 30 jours.

Du point de vue de la direction, Forms permet aux chefs d'entreprise de comprendre les besoins et la productivité des employés rapidement et efficacement. Par exemple, l'équipe de direction d'ITW a utilisé des formulaires pour se renseigner auprès des employés pendant la pandémie. Il a été d'une valeur inestimable pour fournir des informations et des mesures sur la productivité, le bien-être et l'évaluation des besoins de travail à distance des employés (par exemple, besoin d'équipement de bureau et de papeterie). Forms permet à tout appareil de se connecter et de contribuer à une enquête continue en direct, les résultats étant visibles de manière dynamique sur le backend, afin que les employés puissent répondre aux sondages lors d'une réunion virtuelle à l'échelle de l'entreprise. L'équipe de direction peut ensuite visualiser ces réponses au fur et à mesure qu'elles arrivent et y répondre en direct, ce qui crée une sensation plus conversationnelle, même dans un environnement éloigné.

Le suivi de la productivité et la gestion des tâches font partie intégrante de l'alignement organisationnel inter-équipes; il est prouvé qu'un environnement de travail où les employés se sentent connectés lorsqu'ils travaillent sur des projets augmente l'engagement et la productivité. Microsoft Planner est une solution complète pour la gestion des tâches et du travail qui permet aux équipes de rester connectées tout au long d'un projet, de gérer leur temps et de s'organiser. Le planificateur vous permet de configurer des notifications de date d'échéance afin que les membres de l'équipe reçoivent des rappels sur la date d'échéance, ce qui maintient la connectivité et augmente la responsabilité des tâches. En outre, l'une des nouvelles fonctionnalités du planificateur vous permet d'annoncer des tâches dans Teams afin que les utilisateurs puissent en discuter dans le canal Team.

D'autres applications comme Monday.com ou Smartsheet peuvent fournir des fonctionnalités similaires, mais faisant partie de la suite Microsoft 365, Planner peut facilement être intégré à d'autres applications sur la plate-forme. Et bien sûr, la valeur que vous obtenez d'une application gratuite dans Planner dépasse de loin le coût de paiement pour toute application tierce.

L'approche de Microsoft en matière de sécurité et de conformité est une approche collaborative: vous êtes responsable de la sécurité de vos données, utilisateurs et appareils, tandis que Microsoft sécurise les services Office 365 que vous utilisez. Office 365 dispose d'une tonne de fonctionnalités de sécurité qui peuvent vous aider à sécuriser vos données et vos utilisateurs, mais bon nombre d'entre elles ne sont pas automatiquement activées. Décider quelles fonctionnalités activer et comment peut être un processus délicat et peut vous rendre vulnérable aux risques de sécurité s'il n'est pas exécuté correctement. Heureusement, Microsoft a conçu le Centre de sécurité et de conformité dans le cadre de l'offre Office 365, ce qui peut rendre le processus un peu plus simple.

Avec le Centre de sécurité et de conformité, Microsoft vous offre:

• Un «score sécurisé» intégré: lorsque vous vous inscrivez à Office 365, vous recevez un score sécurisé qui agit comme une mesure de l'état de sécurité de votre organisation. Le score fournit des recommandations de configuration qui peuvent protéger votre environnement sans affecter négativement la productivité de vos utilisateurs.
• Rapports de sécurité - Avec des rapports de sécurité tels que les rapports Azure AD, les rapports de sécurité des e-mails et les rapports de protection avancée contre les menaces Microsoft 365 - entre autres - vous obtenez un aperçu détaillé de l'activité de sécurité de votre organisation. Cela peut inclure des rapports sur les connexions suspectes, les utilisateurs compromis ou les fichiers malveillants détectés sur votre système.
• Politiques et autorisations (Centre de sécurité) - Dans le Centre de sécurité, vous pouvez configurer des politiques pour gérer les appareils ou atténuer les menaces, ainsi que contrôler les autorisations pour qui a accès pour afficher les informations confidentielles et effectuer des tâches liées à la sécurité.

Ce ne sont là que quelques-unes des fonctionnalités que vous obtenez avec le Centre de sécurité et de conformité qui peuvent vous donner une idée de l'état de votre posture de sécurité. Et bien que ce soient toutes des informations utiles, c'est beaucoup à prendre lorsque vous vous concentrez sur l'innovation commerciale et la satisfaction des clients. Pour vraiment vous assurer que vous utilisez ces fonctionnalités au maximum de leur potentiel, vous devez envisager d'ajouter un expert Microsoft à votre équipe.

Les fonctionnalités d'Office 365 répertoriées ci-dessus peuvent augmenter considérablement la collaboration et la productivité de votre organisation. Microsoft a fait de grands progrès pour rattraper et dépasser de nombreux grands acteurs de ce marché comme Slack et Monday.com, et les capacités d'intégration que vous obtenez entre les applications OOB et d'autres programmes Microsoft (par exemple MS Office) sont vraiment inégalées. De plus, ces applications présentent de nombreux avantages en termes de coûts, qui sont gratuites dans le cadre de l'abonnement Office 365, vous permettant de contrôler les coûts en période d'incertitude financière.

Saviez-vous que Microsoft garantit la sécurité de ses centres de données, mais pas de vos données? Vous avez besoin d'une solution qui puisse assurer la sécurité de vos données dans le Cloud de Microsoft - Découvrez notre solution de sécurité et de protection Office 365 et ayez l'esprit tranquille en sachant que vos données et vos utilisateurs sont en sécurité.